Представим себе один день проекта, у которого  нет администратора.
К примеру, утром команда некого проекта запланировала совещание по горящему вопросу: к 18.30. руководитель проекта должен передать в отдел снабжения решение о закупке нового оборудования, иначе команда будет вынуждена ждать следующей возможности подать заявку еще 15 дней.
Вся информация о теме совещания, его участниках, месте и времени проведения  хранится...

Представим себе один день проекта, у которого  нет администратора.
К примеру, утром команда некого проекта запланировала совещание по горящему вопросу: к 18.30. руководитель проекта должен передать в отдел снабжения решение о закупке нового оборудования, иначе команда будет вынуждена ждать следующей возможности подать заявку еще 15 дней.
Вся информация о теме совещания, его участниках, месте и времени проведения  хранится в ежедневнике и в памяти инициатора совещания (руководителя проекта).Чтобы на совещание собрались все необходимые участники, инициатор, к примеру, звонит каждому и сообщает время, место и тему совещания.
Совещание прошло в назначенный день, и на удивление плодотворно: с опозданием всего на 10 минут, продолжалось не более часа,  из участников присутствовали почти все, успели обсудить все важные вопросы, более того - участники были в рабочем настроении, очень активно генерировали решения, много записывали и договорились все записи в конце совещания передать руководителю проекта.

Большинство участников на выходе из переговорной, оставили свои записи секретарю с просьбой передать их руководителю проекта, еще двое участников унесли свои записи с собой с обещанием выслать их руководителю проекта в течение часа.
В итоге к 18.30 у руководителя проекта не было и половины ценных записей, сделанных утром. Секретарь, которой передали записи, срочно отлучилась по поручению генерального директора, не успела ни вручить записи руководителю проекта, ни передать это задание кому-либо другому.
По электронной почте получены записи только от одного участника – отсканированная рукопись с неразборчивым почерком. Очевидно, что руководитель проекта откладывает решение о закупке оборудования, так как информации недостаточно.
Итог дня – одна из задач проекта (возможно - критическая) получила задержку в 15 дней.

Существование проектов, где допустимы такие «стечения обстоятельств», но при этом они выполняются вовремя, в рамках бюджета и без единого администратора – не исключено, но крайне сомнительно.
В реальности отсутствие в команде человека, ответственного за циркуляцию информации внутри проекта, ее сохранение и передачу нужным участникам в нужный момент, превращается в постоянно выстреливающий риск. При этом цена ошибки, вызванной «информационным голодом» в проекте может оказаться слишком высока.

Крупному проекту жизненно необходим подготовленный администратор, и мы гордимся возможностью передавать технологии и инструменты администрирования проектов тем,  кто это осознает. Мы уже писали, что внедрение проектного подхода входит в стратегию развития ЗАО «Трест «Уралстальконструкция».

Одним из новых шагов на пути к внедрению проектного подхода стал тренинговый курс «Инструменты администрирования проектов», который 19 августа 2011г. Фабрика Управляющих Проектами провела для уже знакомой команды ключевых специалистов ЗАО «Трест «Уралстальконструкция».
Сотрудничество нашей компании с Трестом в части передачи технологии проектного управления продолжается, и в этот раз  руководство и специалисты Треста узнали:

• о значимости процесса администрирования и роли администратора в команде управления проектом проекта   
• каковы функции и зона ответственности администратора проекта
• каковы требования к личности и профессиональным качествам  администратора
• как эффективно организовать и оформить результаты проектного совещания и др.

А также научились:

• оформлять план организационно-технических мероприятий (ОТМ)
• оформлять документы администрирования проекта (повестка и протокол, дневник проекта…) и др.

С удовольствием отметим выдающуюся активность и слаженную работу команды слушателей во время обучения—такое желание и умение учиться сегодня большая редкость.
Тренерский состав курса «Инструменты администрирования проектов» (Ведериникова Яна Анатольевна и Исмагилов Данияр Ришадович) выражает искреннюю признательность команде Треста за особую атмосферу  и интересную работу на тренинге.

Коллеги (те, кто дозревает для внедрения проектного подхода),  вам повезло, что есть с кого брать пример! Уникальный опыт партнеров Фабрики Управляющих Проектами всегда рядом и доступен каждому – присоединяйтесь!

{module Заявка на участие}