Исходная ситуация

- Ваша компания прошла стадию разработки и внедрила систему управления проектами на уровне компании в целом, либо систему управления определенным типом проектов. Система некоторое время работает и Вы понимаете, что пришло время проверить, насколько сегодня система обеспечивает достижение целей, которые перед ней ставились на стадии разработки.
- Силами специалистов Вашей компании была разработана Система управления проектами, и Вы хотите оценить, удостовериться в том, что разработанная система управления адекватна актуальным потребностям и требованиям компании, соответствует общепринятым международным стандартам и лучшим практикам в области проектного управления.
разработать программу развития текущей системы управления проектами.

Работы, входящие в услугу по аудиту Системы управления проектами (укрупнено):

• образ текущей Системы управления проектами;
• принципы, используемые в компании при управлении проектами;
• инструментарий, применяемый для поддержки процессов управления;
• степень подготовки персонала к работе в текущей системе управления;
• уровень формализации данной системы.
• степень соответствия системы управления проектами её целевому назначению.
• разработка и внедрение Программы развития и оптимизации текущей системы управления проектами.

Шаг №1. Определение целей и программы проведения аудита (1 месяц)

1.1.    Проведение рабочих совещаний по определению зон обследования и формата отчетных материалов;

1.2.  Формирование перечня документов, имеющих отношение к Системе управления, изучение которых должно проводиться в рамках аудита;

1.3.  Формирование графика проведение интервью для выявления позитивных и негативных проявлений текущей системы управления, а также для определения их потребностей в развитии Системы управления и круга лиц (высший менеджмент, руководители проектов, руководители функциональных подразделений, другие основные участники управления проектов), с которыми будет проводиться интервью.

Шаг №2. Инициации и реализация аудита Системы управления проектами (1 месяц)

2.1. Выявление информации, значимой для проектного управления;

2.2. Формирование Бизнес-процесса «Как есть», образа текущей системы управления проектами с описанием выявленных негативных и позитивных ее особенностей;

2.3. Выделение проблемного поля:

2.3.1.  «Что, с т.з. стандартов проектного управления, не создано, не внедрено в компании?»

2.3.2. «Что есть, создано в  компании, но неправильно, не соответствует стандартам или целевому назначению?»

2.3.3. «Что есть, создано в компании по стандартам, но не работает или не работает в системе, не соответствует целевому назначению?»

2.4.Формирование предложения по развитию текущей системы управления;

Шаг №3. Оформление и передача Заказчику результатов аудита (1 месяц).

3.1.Подготовка отчёта по результатам аудита Системы управления проектами, который будет включать следующую информацию - выявленные проблемы (при их наличии) и решения по следующим направлениям:

• Классификация проектов;
• Жизненный цикл каждого типа проектов;
• Принципы построения структурной декомпозиции работ;
• Система показателей;
• Организационно-ролевая структура управления проектами;
• Специализированные органы проектного управления (группы управления проектом, проектный офис, отдел управления проектами);
• Построение команды управления, соответствие организационной структуры компании ролевой структуре управления проектами;
• Принципы распределения функций, ответственности и полномочий при управлении проектами;
• Принципы принятия решений при управлении проектами;
• Основные процессы управления;
• Показатели эффективности процессов

Наш опыт аудита систем управления проектами

Уральский Федеральный Университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина

.

• Аудит существующей системы управления проектами
• Подготовка и сопровождение процесса внедрения MS Project Server 2010.

Реализован проект "Аудит корпоративной системы управления проектами ЗАО "ИскраУралТЕЛ".
Результат - подготовлен список рекомендаций по повышению эффективности процессов управления проектами.